İlgili kişi Başvuru Ve Yanıt

İşbu Prosedür, Politek İnşaat Ambalaj Gıda ve Su Ürünleri Sanayi ve Ticaret A.Ş. ("Şirket") tarafından, kişisel verileri işlenen gerçek kişilerin ("İlgili Kişi") 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") md. 11'de sayılan haklarını kullanmak üzere yapacakları başvuruların alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Prosedürün dayanağı; KVKK md. 11, 13 ve 14 ile 10 Mart 2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'dir ("Tebliğ").

İlgili Kişi, başvurusunu Türkçe olarak ve yazılı şekilde, İlgili Kişi Başvuru Formu'nu (PLT-KVK-12) kullanarak veya Tebliğ md. 5'teki bilgileri içeren bir dilekçe ile aşağıdaki kanallardan iletebilir:

Temsilci aracılığıyla başvuru: Başvuru bir vekil aracılığıyla yapılıyorsa, noter onaylı ve kişisel veri başvurusu yapma yetkisini açıkça içeren özel vekâletname başvuruya eklenir. Küçükler veya kısıtlılar adına yapılan başvurularda veli veya vasi sıfatını gösteren belge (nüfus kayıt örneği, vesayet kararı vb.) ibraz edilir.

Tebliğ md. 5 uyarınca başvuruda aşağıdaki bilgilerin bulunması zorunludur:

• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu.

Talep konusuyla ilgili bilgi ve belgeler başvuruya eklenir.

• Yazılı başvurularda, başvurunun Şirkete tebliğ edildiği tarih başvuru tarihidir.
• Elektronik kanallarla yapılan başvurularda, başvurunun Şirkete ulaştığı tarih başvuru tarihidir.

Kişisel verilerin yetkisiz kişilere açıklanmasının önlenmesi amacıyla Şirket, başvuru sahibinin kimliğini ve yetkisini doğrulamak için ek bilgi veya belge talep edebilir ya da başvuru sahibiyle kayıtlı iletişim bilgileri üzerinden iletişime geçebilir. Kimliği veya yetkisi doğrulanamayan kişilere kişisel veri açıklanmaz.

Başvuruda zorunlu bilgi veya belgelerin eksik olması ya da talebin anlaşılamaması hâlinde, eksiklik başvuru sahibine yazılı olarak bildirilir. Eksikliklerin bildirim tarihinden itibaren 7 (yedi) gün içinde tamamlanmaması hâlinde başvurunun değerlendirilmesi askıya alınır. Bu durumda başvuru, eksikliğin giderildiği tarihte yapılmış sayılır ve 30 günlük yanıt süresi bu tarihten itibaren işlemeye başlar. Eksikliğin giderilmemesi hâlinde, başvurunun neden sonuçlandırılamadığı başvuru sahibine gerekçesiyle bildirilir.

Şirket, başvuruyu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Tebliğ md. 7 uyarınca:

• Yazılı yanıtlarda 10 (on) sayfaya kadar ücret alınmaz; 10 sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir.
• Yanıtın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi hâlinde talep edilebilecek ücret, kayıt ortamının maliyetini geçemez.
• Başvurunun Şirketin hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret başvuru sahibine iade edilir.

Şirket, gerekçesini açıklayarak başvuruyu kısmen veya tamamen reddedebilir. Başlıca ret gerekçeleri şunlardır:

• Talebin KVKK md. 28 kapsamındaki istisnalara girmesi (ör. kişisel verilerin resmi istatistik amacıyla anonimleştirilerek işlenmesi; milli savunma, milli güvenlik, kamu güvenliği veya kamu düzeni kapsamında işlenmesi; soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi; suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması; ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması),
• Talebin karşılanmasının başkalarının hak ve özgürlüklerini ihlal etmesi,
• Talebin karşılanmasının orantısız çaba gerektirmesi,
• Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması,
• Başvuru sahibinin kimliğinin veya temsil yetkisinin doğrulanamaması,
• Talebin karşılanmasının Şirketin ticari sırlarının açıklanmasını gerektirmesi,
• Silme veya yok etme talebine rağmen verilerin işlenmesini gerektiren hukuki sebebin (ör. yasal saklama yükümlülüğü) devam etmesi,
• Talebe konu verilerin devam eden bir yargılama, soruşturma veya idari süreçle ilgili olması.

Başvurunun reddedilmesi, verilen yanıtın yetersiz bulunması veya süresinde yanıt verilmemesi hâllerinde İlgili Kişi, KVKK md. 14 uyarınca Şirketin yanıtını öğrendiği tarihten itibaren 30 (otuz) gün içinde ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 (altmış) gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilir. Şikâyet yoluna, Şirkete başvuru yolu tüketilmeden gidilemez.

Başvurular, yanıtlar ve ekleri Başvuru Kayıt Defteri ile birlikte başvurunun sonuçlandırılmasından itibaren 10 (on) yıl süreyle saklanır. Bu kayıtlara erişim İrtibat Kişisi, Hukuk Birimi ve KVK Komisyonu ile sınırlıdır.